Más de una vez tendremos que escoger el equipo que emplearemos para facturación en nuestros negocios. Si nuestro análisis lo basamos en el punto de vista que una PC al igual que un Punto de Venta son equipos que poseen componentes similares para su funcionamiento (como lo son el procesador, disco duro, memoria ram, etc.), que requieren de un sistema operativo y una aplicación para trabajar; podríamos llegar a la conclusión que podremos obtener la misma funcionalidad a un menor costo en nuestros negocios utilizando una PC.... pero.... es esta aseveración correcta?

En el 2006 IDC realizo un estudio entre clientes que utilizaban como solución de facturación POS IBM y otros que utilizaban PC-POS IBM, el cual reveló los siguientes resultados:

• A pesar de que los POS poseen un costo inicial mayor comparado con una PC, en un período de 5 años el costo total de propiedad de una PC excede en un 35% a los costos asociados de un POS.
• El diseño y robustez de los elementos de un sistema POS permiten mejorar la experiencia de los clientes y agilizar las transacciones hasta en un 44%, a la vez que brindan una disponibilidad mayor en un 15% más que una PC.
• El tiempo promedio que duran trabajando los POS es mayor que el de las PC, esto debido a la eficiencia en las transacciones y a la mayor vida útil que poseen.

En realidad esto no debería ser muy difícil de comprender ya que si el objetivo que se tiene al momento de fabricar una computadora, es diseñar un equipo para uso general, el cual se encontrará trabajando en ambientes propicios como los son el hogar y la oficina, no es de extrañar que el comportamiento difiera cuando se utiliza en ambientes para los cuales no han sido pensados.

¿Qué sucedería si utilizamos un vehículo deportivo para recoger y transportar mercadería pesada diariamente de las montañas hacia la ciudad?

Al revisar de manera minuciosa cual es el ambiente que existe en cada uno de los distintos comercios, podemos darnos cuenta que poseen entornos muy peculiares y que muchas veces operan en condiciones que pueden llegar a resultar “nocivos” y acortar la espectativa de vida de una PC.

Por ejemplo, lo común en una caja es que nos encontramos con empleados que tratan de despachar lo más rápido posible a los clientes; lo cual muchas veces conlleva a que los cajeros dejen de lado la “sutileza” al momento de utilizar la PC y/o sus periféricos con tal de evitar la conglomeracion de clientes en la fila. Por otro lado, podemos encontrar que existen negocios que por su naturaleza demandan el uso prolongado de los equipos e incluso mantenerlos encedidos las 24 horas del día. También existen comercios en los cuales las condiciones ambientales que rodean a estos, suelen permitir el acumular una cantidad excesiva de polvo o grasa en su interior, o bien se encuentran instalados en muebles o lugares que no les permiten tener una ventilacion adecuada.

Estos y otros factores podrían tener repercuciones en un equipo que no hayan sido diseñado para afrontar este tipo de situaciones, acortando considerablemente su vida e incrementando a la vez su índice de fallas. Esto afectará la rentabilidad del negocio ya que obligadará a incurrir en gastos adicionales de mantenimiento, repuestos, etc. Por otro lado también nos veremos impactados por “costos ocultos”, como lo es el dinero que se pierde al momento de no disponer de un servicio de facturación o recurrir como medida de emergencia a una “facturación manual”, crear insatisfaccion en los clientes al brindar un servicio menos eficiente, o incluso llegar a perder una venta.

Caso distinto ocurre en la fabricación de los POS, ya que desde la elaboración de su diseño se tienen en mente las adversidades que se pueden presentar incluso en los ambientes más “hostiles”, y así garantizar la continuidad del negocio.

En el caso de IBM, el diseño de los POS se basa en la robustez necesaria para trabajar de manera contínua y disminuir los costos a lo largo de su ciclo de vida. Se ha comprobado que la adquisición inicial en una solución de Puntos de venta representa menos del 33% de los costos que se tendrán a lo largo del ciclo de vida. Los IBM SurePOS, están elaborados con “tecnología verde” que se caracterizan por una baja emisión de calor y un bajo consumo energético; lo cual se traduce en una disminución de costos considerable y una larga duración. ( 7+ años ).

Están provistos de un Sistema de Administración (RMA), el cual permite tener un constante monitoreo, a través del control de factores ambientales, la “salud” de los componentes internos de hardware así como los periféricos del POS, permitiendo la emisión de alertas que pueden servir al personal de IT para tomar acciones y desarrollar actividades de manera preventiva de forma remota.

Poseen una capacidad de expansión, incluyendo puertos energizados; los cuales permiten proveer del voltaje requerido a los perifericos mas comunes ( como escaners, monitores e impresores ) sin requerir de una fuente de poder adicional. Además cuentan con una arquitectura “libre de herramientas”, la cual permite obtener ventanas de mantenimiento cortas y una mayor disponibilidad de los equipos.

Al momento en que se deba tomar una decisión, sobre cual es el equipo sobre el que vamos a delegar la responsabilidad de realizar la tarea de facturación, hay que valorar cual es el impacto que representa una interrupción en esta y como afecta a la estrategia y visión del negocio. Es importante además, realizar un buen análisis de los costos asociados a lo largo de la vida útil del equipo. Muchas veces el bajo costo inicial podria resultar ser un “espejismo”, y al final lo barato resultar mucho más caro.

Colaboró: Enrique Nieto, IBM Retail Store Solutions Product Manager, GBM Corporation. enieto@gbm.net